ZUGFeRD-Rechnung: Was es ist, wer sie braucht und wie Sie sie erstellen

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Wer zum ersten Mal eine Rechnung ZUGFeRD öffnet, bemerkt auf den ersten Blick keinen Unterschied zu einem gewöhnlichen Rechnungsdokument. Auf dem Bildschirm erscheint ein sauberes PDF mit Kopfzeile, Anschrift, Positionen, Steuersätzen und Zahlungsziel.

Hinter den Kulissen verbirgt sich jedoch ein entscheidender technischer Fortschritt: Das Akronym ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Entwickelt wurde der Standard vom FeRD unter Mitwirkung von Spitzenverbänden der Wirtschaft und Bundesministerien, um Unternehmen den Umstieg auf die papierlose Rechnungsstellung so reibungslos wie möglich zu machen.

Hybridformat: PDF für Menschen, XML für Software

Aus technischer Perspektive basiert jede Rechnung ZUGFeRD auf dem genormten Langzeitarchiv-Format PDF/A-3, in das ein strukturierter Datensatz im XML-Format eingebettet ist.

Dieses Doppelprinzip wird als Hybridformat bezeichnet:

• Die visuelle Komponente (PDF/A-3): Jeder herkömmliche PDF-Betrachter (wie Adobe Acrobat, Apple Vorschau oder Webbrowser) stellt das Rechnungsbild für das menschliche Auge lesbar dar. Mitarbeiter können die Rechnung prüfen, freigeben oder ausdrucken.
• Die maschinenlesbare Komponente (XML): Im Anhang des PDFs befindet sich eine Datei namens factur-x.xml. Sie enthält alle Rechnungsangaben nach einem streng standardisierten Schema. Buchhaltungs- und ERP-Systeme können diese XML-Daten direkt auslesen, ohne dass Werte per Hand abgetippt werden müssen.

ZUGFeRD und Factur-X

Mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.0 (und den aktuellen Versionen 2.1 bis 2.3) wurde der deutsche Standard mit dem französischen Gegenstück Factur-X vollständig harmonisiert. ZUGFeRD und Factur-X sind technisch absolut identisch.

Dadurch kann eine Rechnung ZUGFeRD auch von Geschäftspartnern in Frankreich und anderen europäischen Ländern ohne manuelle Konvertierung verarbeitet werden. Das Format definiert unterschiedliche Profile, die vom einfachen Mindestdatensatz (MINIMUM, BASIC WL) über BASIC und das vollständig mit der europäischen Norm kompatible Profil EN 16931 (früher COMFORT) bis hin zum Profil EXTENDED für komplexe Branchenanforderungen reichen. Als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gelten dabei BASIC, EN 16931 und EXTENDED – die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.

Wer braucht eine ZUGFeRD-Rechnung?

Für kleine und mittlere Betriebe, Dienstleister sowie Handwerksunternehmen sind moderne ZUGFeRD Rechnungen der ideale Einstieg in die papierlose Buchhaltung. Wer regelmäßig Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) verschickt, profitiert unmittelbar von schnelleren Freigabeprozessen und pünktlicheren Zahlungseingängen.

Pflicht oder freiwillig? Der Stand 2026

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber in Deutschland die Weichen für die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich gestellt. Für Selbstständige und Unternehmer stellt sich deshalb die praktische Frage, wie eine gesetzeskonforme Rechnung ZUGFeRD im Unternehmensalltag verlässlich erstellt und archiviert werden kann.

Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine uneingeschränkte Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen – unabhängig von Rechtsform, Jahresumsatz oder Mitarbeiterzahl (einschließlich Freiberuflern und Kleinunternehmern nach § 19 UStG) – muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen gesetzlichen Vorgaben digital entgegenzunehmen.

Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt rein formal als Empfangskanal, allerdings müssen eingehende E-Rechnungen digital und revisionssicher archiviert werden.

Versenden: ab 2027 bzw. 2028

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsregelungen, die Unternehmen Zeit für die Umstellung ihrer Systeme geben:

• Bis 31. Dezember 2026: Papier- und Standard-PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen mit geringerem Vorjahresumsatz dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, können aber freiwillig E-Rechnungen versenden.

ZUGFeRD oder XRechnung für Ihren Fall

Ob Sie ZUGFeRD oder XRechnung wählen sollten, hängt primär von Ihrem Kundenkreis ab:

• ZUGFeRD für B2B (Unternehmen): Während Behörden und öffentliche Auftraggeber fast ausschließlich reine XML-Dateien erwarten, bevorzugen Firmen im B2B-Bereich klar ZUGFeRD Rechnungen. Ihre Kunden können das PDF wie gewohnt öffnen und abheften, während deren Buchhaltungsprogramm gleichzeitig die XML-Daten automatisch einliest.
• XRechnung für B2G (Behörden): Rechnungen an Bundesministerien, Bundesbehörden oder Kommunen erfordern in aller Regel eine XRechnung über zentrale Rechnungseingangsplattformen (z. B. ZRE oder OZG-RE). Hier ist zusätzlich eine spezifische Käuferreferenz (die sogenannte Leitweg-ID) Pflicht.

ZUGFeRD-Rechnung in 3 Schritten erstellen

Sie müssen Ihre bestehende Rechnungssoftware nicht zwingend austauschen, um eine vollwertige Rechnung ZUGFeRD zu erzeugen. Mit dem webbasierten Finlyzers-Konverter können Sie jede vorhandene PDF-Rechnung mit wenigen Klicks in eine gesetzeskonforme E-Rechnung umwandeln.

PDF hochladen

Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Word, Excel, Canva oder Ihrem Fakturaprogramm und speichern Sie sie als Standard-PDF ab. Ziehen Sie die fertige Datei einfach per Drag & Drop in das Upload-Feld des Konverters. Der ZUGFeRD-Generator liest das Dokument ein und bereitet die Strukturprüfung vor.

Pflichtangaben ergänzen

Unser System prüft die Daten automatisch auf Vollständigkeit nach den Vorgaben der Norm EN 16931. Wichtige Pflichtangaben sind unter anderem:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Vollständige Angaben zu Lieferant und Empfänger (Name, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr.)
• Leistungszeitpunkt bzw. Lieferdatum
• Nettobeträge, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %)
• Bankverbindung (IBAN, BIC) und Zahlungsziel

Sollten einzelne Pflichtfelder in Ihrem Ausgangs-PDF gefehlt haben, können Sie diese bequem in einer übersichtlichen Eingabemaske nachpflegen.

Validierte Datei herunterladen

Mit einem Klick auf Generieren erzeugt das System die standardisierte XML-Syntax und bettet sie als Anhang in das PDF/A-3-Dokument ein. Vor der Bereitstellung wird das Dokument mathematisch und strukturell nach dem offiziellen Regelwerk validiert.

Gängige Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware, sevDesk oder FastBill importieren solche ZUGFeRD Rechnungen vollautomatisch und buchen Belege ohne manuelles Abtippen. Sie können die fertige Datei herunterladen und direkt per E-Mail an Ihren Kunden versenden.

Häufige Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Ja, eine nach den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erstellte Rechnung ZUGFeRD gilt ab dem Profil BASIC (sowie EN 16931 und EXTENDED) als vollwertige elektronische Rechnung gemäß § 14 UStG. Reine PDF-Dateien ohne eingebettetes XML gelten hingegen seit dem 1. Januar 2025 nur noch als sonstige Rechnungen und erfüllen nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr die gesetzlichen Kriterien einer ordnungsgemäßen E-Rechnung.

Was kostet eine ZUGFeRD-Rechnung?

Mit dem Finlyzers Online-Konverter können Sie rechtskonforme ZUGFeRD Rechnungen direkt im Browser erstellen – ohne teure Softwarepakete oder monatliche Fixgebühren. Für gelegentliche Rechnungssteller ist die Konvertierung kostenfrei.